← GaldaLab

Tietosuojaseloste

Päivitetty 29.6.2026

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Broven Oy (Y-tunnus 3625617-1)
Osoite: Aninkaistenkatu 14 B, 20100 Turku, Suomi
Sähköposti: support@galdalab.fi
Verkkosivu: https://galdalab.fi
Palvelu: GaldaLab · Tietosuojavastaava (jos nimetty): ei erikseen nimetty (yhteydenotot: support@galdalab.fi)

Tätä selostetta sovelletaan tilanteisiin, joissa Broven Oy toimii rekisterinpitäjänä GaldaLab-palvelun käyttäjä-, asiakas-, laskutus-, viestintä-, tietoturva-, loki- ja tukitietojen osalta. Kunnan GaldaLabiin lataamien asiakirjojen, päätöslistojen, suunnitelmien, kokousaineistojen ja muiden asiakasaineistojen osalta kunta toimii rekisterinpitäjänä ja Broven Oy henkilötietojen käsittelijänä; näihin sovelletaan erillisiä henkilötietojen käsittelyehtoja.

2. Henkilötietojen käsittelyn roolit

2.1 Broven Oy rekisterinpitäjänä — käyttäjätilit ja hallinta, kirjautuminen ja käyttöoikeudet, tietoturva/lokitus/väärinkäytösten esto, asiakassuhde ja laskutus, asiakastuki, palvelun kehittäminen ja käyttöturvallisuus sekä lakisääteiset velvoitteet.

2.2 Kunta rekisterinpitäjänä, Broven Oy käsittelijänä — kun kunta lataa palveluun kokouslistoja, pöytäkirjoja, päätösasiakirjoja, suunnitelmia, palveluverkkoselvityksiä, strategia- tai talousasiakirjoja tai muita aineistoja, joissa voi olla henkilötietoja. Broven Oy käsittelee näitä kunnan lukuun ja ohjeiden mukaisesti.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme

3.1 Käyttäjä- ja tunnistetiedot: nimi, työ-/virkasähköposti, puhelinnumero (jos annettu), kunta/organisaatio, tehtävänimike tai rooli, käyttäjärooli, käyttäjätunnus, käyttöoikeudet, kirjautumistiedot, käyttäjän asetukset.

3.2 Asiakas- ja laskutustiedot: kunnan nimi, laskutusosoite, verkkolaskutustiedot, yhteyshenkilöt, sopimustiedot, laskutustapahtumat, maksutilanne, hankinta-/tilausviitteet.

3.3 Käyttö- ja lokitiedot: kirjautumiset, IP-osoite, laite- ja selaintiedot, istuntotunnisteet, käyttötapahtumat, virhe- ja tietoturvalokit, käyttöoikeusmuutokset, hyväksynnät ja kuittaukset.

3.4 Asiakastuki ja viestintä: tukipyynnöt, sähköpostit, yhteydenottoviestit, käyttöönottopalaverien muistiinpanot, palautteet.

3.5 Asiakkaan lataama sisältö: kokouslistat, pöytäkirjat, suunnitelmat, päätösesitykset, raportit, palveluverkko- ja kaavoitus-/hankeaineistot, asiakirjateksti. Näissä voi esiintyä kunnan henkilöstön, luottamushenkilöiden ja asiakirjoissa mainittujen henkilöiden tietoja. Kunta vastaa rekisterinpitäjänä lainmukaisesta käsittelyperusteesta.

4. Käsittelyn tarkoitukset

Palvelun tarjoaminen (tunnistus, kirjautuminen, käyttöoikeudet, näkymät, asetukset); asiakassuhteen hoito (sopimus, laskutus, viestintä, käyttöönotto, koulutus, tuki); tietoturva ja väärinkäytösten esto; palvelun kehittäminen (virheet, käytettävyys, suorituskyky, laatu); tekoälypohjaiset analyysit (kokouslistojen jäsentäminen, päätösvaikutusten alustava tunnistus, havaintojen tiivistäminen, luokittelu, simulaatioehdotukset, johtoryhmän huomiot); sekä lakisääteiset velvoitteet (kirjanpito, verotus, viranomaispyynnöt, oikeudelliset vaateet). Tekoäly ei tee hallinnollisia tai oikeudellisesti sitovia päätöksiä — käyttäjä ja kunta vastaavat tulosten tarkistamisesta ja päätöksenteosta.

5. Käsittelyperusteet

Palvelun tarjoaminen: sopimuksen täytäntöönpano tai oikeutettu etu. Asiakassuhde: sopimuksen täytäntöönpano. Laskutus ja kirjanpito: lakisääteinen velvoite. Tietoturva ja lokitus: oikeutettu etu. Asiakastuki: sopimus ja oikeutettu etu. Kehittäminen: oikeutettu etu. Markkinointi nykyasiakkaille: oikeutettu etu tai suostumus. Evästeet/analytiikka: suostumus, jos laki edellyttää. Asiakkaan lataamien aineistojen osalta kunta määrittää käsittelyperusteen rekisterinpitäjänä.

6. Mistä tiedot saadaan

Käyttäjältä itseltään, kunnan pääkäyttäjältä/yhteyshenkilöltä, sopimus- ja laskutusprosessista, palvelun käytöstä, käyttäjän lataamista aineistoista sekä julkisista ja viranomais-/rekisterilähteistä, kun palvelu käyttää niitä kunnan analyysien tuottamiseen.

7. Tietojen luovutukset ja käsittelijät

Emme myy henkilötietoja. Tietoja annetaan käsiteltäväksi seuraaville henkilötietojen käsittelijöille (alihankkijat):

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttäessä. Alihankkijat käsittelevät tietoja vainBroven Oyn tai asiakkaan puolesta sovittujen käsittelyehtojen mukaisesti. Ajantasainen alihankkijaluettelo on saatavilla pyynnöstä.

8. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Pyrimme käsittelemään tiedot ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Mahdollisissa siirroissa kolmansiin maihin käytetään GDPR:n mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita tai muuta hyväksyttyä siirtoperustetta.

9. Säilytysajat

Tietoja säilytetään vain tarpeellisen ajan. Käyttäjätili- ja käyttölokitietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen enintään 5 vuotta (tietoturva, auditointi ja virheselvitys). Laskutus- ja kirjanpitotietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan (kirjanpitolaki). Asiakkaan lataamat aineistot säilytetään sopimuksen ajan, ellei asiakas poista niitä aiemmin tai toisin sovita; ne poistetaan tai anonymisoidaan sopimuksen päätyttyä kohtuullisessa ajassa, ellei laki edellytä säilyttämistä. Tekoälyn välitulokset säilytetään vain toiminnan ja auditoinnin kannalta tarpeellisen ajan. Tarkemmat ajat voidaan määritellä asiakassopimuksessa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa käsittelystä, saada pääsy tietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot soveltuvissa tilanteissa, peruuttaa suostumus sekä tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi). Pyynnöt: support@galdalab.fi. Jos pyyntö koskee kunnan lataamaa aineistoa, ohjaamme sen kunnalle, joka toimii kyseisen aineiston rekisterinpitäjänä.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

GaldaLab ei tee henkilöistä sellaisia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Tekoälyä ja algoritmeja käytetään aineistojen analysointiin, luokitteluun, tiivistämiseen ja vaikutusten ehdottamiseen päätöksenteon tukena; kunta ja käyttäjät vastaavat tarkistamisesta ja päätöksistä.

12. Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia: käyttäjätunnistus, käyttöoikeuksien hallinta ja minimointi, lokitus, salatut yhteydet (HTTPS/TLS), varmuuskopiot, tietoturvapäivitykset, alihankkijoiden hallinta sekä tietoturvapoikkeamien käsittelyprosessi.

13. Evästeet ja analytiikka

Käytämme välttämättömiä evästeitä palvelun toimintaan, kirjautumiseen ja tietoturvaan. Mahdollisten analytiikkaevästeiden osalta pyydämme suostumuksen, jos laki sitä edellyttää.

14. Muutokset ja yhteydenotto

Selostetta voidaan päivittää palvelun, lainsäädännön tai käsittelytapojen muuttuessa; olennaisista muutoksista tiedotetaan palvelussa tai sähköpostitse. Yhteydenotot: support@galdalab.fi. Käyttöehdot: /terms.